Uw marketingstrategie verbeteren is pas mogelijk met een betere kennis van uw klanten en prospects. Een goede database is uw belangrijkste instrument om meer inzicht te krijgen in het profiel van uw cliënteel. Een database ontwerpen, gebeurt in 8 stappen: analyse, gegevens verzamelen, bronnen kiezen, centraliseren, structureren, standaardiseren, verrijken en anticiperen op evolutie.
Denk eerst na over de doelen die u wilt bereiken. Wilt u nieuwe klanten vinden? Uw bestaande cliënteel aan u binden?
Denk ook na over wie toegang moet krijgen tot die informatie, en waarom. Gaat het om verkopers die prospectie moeten doen op een markt? Een klantendienst die moet beschikken over een historiek van de bestellingen?
Die analyse helpt u te bepalen welke gegevens u moet verzamelen en opslaan.
Er bestaan talloze manieren om aan de gegevens van uw prospects te geraken:
Denk er altijd aan de GDPR-wetgeving na te leven en vraag de uitdrukkelijke toestemming van uw klanten. Koopt u gegevens? Kies dan een partner die de wetgeving volgt.
Er zijn momenteel veel bronnen om gegevens uit te halen. Denk maar aan inschrijvingen voor een nieuwsbrief, wedstrijden op sociale media, de aanvraag van een klantenkaart … Onderzoek iedere bron en analyseer de kwaliteit van de gegevens die u op deze manier vergaart. Het is mogelijk dat een gebruiker zich inschrijft met een pseudoniem of een valse geboortedatum vermeldt op de sociale media. Sociale netwerken zijn niet altijd een betrouwbare bron voor uw gegevens.
U weet nu welke gegevens u wilt verzamelen en vond de juiste bronnen. Misschien slaat u die gegevens versnipperd op, op verschillende plaatsen. Helaas verliest u zo veel kostbare tijd en zult u uw gegevens nooit optimaal kunnen benutten. Bundel alle informatie over uw klanten en prospects op één platform. Koppel uw verschillende bronnen aan een CRM. Zo behoudt u een helder overzicht van uw gegevens.
Zodra uw gegevens zijn verzameld, zult u uw bestand moeten organiseren. Structureer uw gegevens om het overzicht niet te verliezen.
Een database bestaat uit tabellen die op hun beurt bestaan uit regels en kolommen. Splits uw lijsten met gegevens op in verschillende tabellen: klanten, producten, verkoop, bestellingen, leveranciers … Die verschillende tabellen zijn onderling verbonden met sleutels.
Verlies uw doelen niet uit het oog en ontwerp een database die is aangepast aan de mensen die ze gaan gebruiken.
Uw gegevens zijn nu gestructureerd. De volgende stap: de gegevens standaardiseren. Dit houdt in dat u overbodige gegevens wist en afwijkingen corrigeert. Het is de bedoeling om te komen tot uniforme gegevens in al uw tabellen om ze gemakkelijker te kunnen terugvinden en gebruiken. Bijvoorbeeld: sommige geboortedata worden ingevoerd in het formaat 'dd/mm/jjjj', terwijl andere de maand en letters bevatten. Kies één formaat en corrigeer alle fouten.
Na verloop van tijd zult u waarschijnlijk vaststellen dat de aanvankelijk gekozen gegevens niet langer volstaan. Uw bedrijf groeit en uw doelen en marketingstrategie veranderen. U zult uw gegevens dus moeten aanvullen met behulp van andere bronnen. Profiteer er meteen van om de informatie die u al hebt na te kijken en waar nodig te corrigeren.
Uw bedrijf evolueert, en uw database evolueert mee. Focus niet enkel op uw huidige noden wanneer u een beheersysteem kiest. Hou rekening met de toekomstige ontwikkeling van uw database. Kies niet voor een platform of software met beperkte mogelijkheden als u van plan bent uw database fors uit te breiden.