Een database (of databank in mooi Nederlands) is een gestructureerde en georganiseerde verzameling van informatie. Ze maakt de opslag en het gebruik van een grote hoeveelheid gegevens in elektronische vorm mogelijk. Al die gegevens worden opgeslagen in tabellen. Die tabellen bestaan uit kolommen en lijnen. De kolommen komen overeen met categorieën van informatie (naam, adres, product, telefoonnummer, …). Op de lijnen staan de gegevenselementen (of entries) zelf.
Het databasemanagementsysteem
Om al die informatie op te slaan en toegankelijk te maken, hebt u een computersysteem nodig. Dat is het databasemanagementsysteem, vaak afgekort tot DBMS (Database Management System). Het gaat om software zoals Microsoft Access, Oracle Database of FileMaker Pro.
Met die programma's kunnen gebruikers de gegevens snel inkijken en bijwerken, zonder SQL-zoekopdrachten te moeten uitvoeren.
De 4 soorten databases
- Hiërarchische database - In een hiërarchische database zijn de gegevens georganiseerd volgens een boomstructuur: iedere entry heeft maar één parent (ouder).
- Netwerkdatabase - In het netwerkmodel kunnen de entries meerdere verbanden tussen parent en child hebben.
- Relationele database - Dit is het meest voorkomende databasemodel. Relationele databases zijn georganiseerd in tabellen. De tabellen zijn onderling verbonden met een primaire sleutel.
- Objectgeoriënteerde database - Objectgeoriënteerde databases blijven een recente evolutie. Ze worden nu vooral gebruikt voor de opslag en het gebruik van afbeeldingen, geluidsfragmenten en video's.
Waarom een database gebruiken?
Bedrijven van nu worden overspoeld door informatie over leveranciers, bestellingen, klanten, producten, … Al die categorieën en de gegevens die daaruit voortvloeien, moeten vlot toegankelijk en bewerkbaar zijn door verschillende personen. Een database is een onmisbaar hulpmiddel voor wie snel en doeltreffend wil werken.
Centralisatie van gegevens
Een database groepeert alle informatie die nodig is om de taken binnen een bedrijf te kunnen uitvoeren. Iedere werknemer vindt gemakkelijk terug wat hij nodig heeft. Een goed beheerde database levert tijds- en productiviteitswinst op.
De veiligheid van gegevens
Een correct uitgebouwde database beschermt de gegevens tegen hackers. Maar daarnaast laat het DBMS ook toe te bepalen wie welke informatie mag inkijken en/of bewerken. Bijvoorbeeld: een medewerker moet de informatie van een klant kunnen inkijken en aanpassen, maar hij mag niet de prijs van de producten wijzigen.
De samenhang van gegevens
EHet DBMS legt beperkingen voor de invoer van gegevens op. Een datum moet worden ingevoerd in het formaat 'dd/mm/jjjj', een telefoonnummer in het internationale formaat, een e-mailadres moet een apenstaartje bevatten, … Al die regels staan garant voor gestandaardiseerde en vlot bruikbare gegevens.
Welke informatie moet er in een database staan?
Een database kan zoveel soorten informatie bevatten als nodig is. De beslissing om bepaalde gegevens al dan niet op te nemen, hangt af van het doel.
Een bedrijf dat b2b-diensten levert, verzamelt onder meer de gegevens van de bedrijven (naam, adres, sector, nace-code, sic-code, …), zijn contactpersonen en de contracten die zijn klanten ondertekenden. Een webshop heeft nood aan een database met informatie over bijvoorbeeld klanten, producten, bestellingen of leveranciers. Een ziekenhuis houdt dan weer de gegevens van patiënten, de uitgevoerde operaties, de geraadpleegde artsen en de uitgevoerde analyses bij.
Elke sector, instelling of onderneming gebruikt zo'n database op een andere manier. Ze zullen er dus allemaal andere informatie in zetten. Persoonlijke en/of bedrijfsgegevens worden het vaakst opgeslagen in een b2b- en b2c-database.
Hoe een database aanmaken?
Het ontwerp van een database is geen sinecure. Ze moet het resultaat zijn van grondig denkwerk en overleg met de toekomstige gebruikers. Die voorafgaande analyse voorkomt dat bedrijven onnodige kosten maken en het systeem te vaak moeten veranderen.
Voor de aanmaak van een database moet ze worden gemodelleerd, moet de ideale DBMS worden gekozen, moet de database worden getest en worden gedacht aan haar ontwikkeling in de min of meer nabije toekomst.
Hoe een database gebruiken?
In een bedrijf vervult een database talloze functies. Hoewel er informatie in wordt opgeslagen met de bedoeling daar vlot aan te kunnen, is het vooral haar optimale gebruik dat er voor ondernemingen een grote troef van maakt.
- Gebruik van de gegevens door de verkoopafdeling - Verkopers hebben de database nodig om telefonisch of via e-mail te prospecteren, om een historiek van de contacten met hun klanten bij te houden, en om de verzonden offertes en ondertekende contracten te bewaren.
- Gebruik van de gegevens door de marketingafdeling - Marketeers gebruiken de database vooral om de klanten van het bedrijf beter te leren kennen en gerichte campagnes uit te werken.
- Gebruik van de gegevens door de klantendienst - De klantendienst raadpleegt gegevens over klanten en werkt die bij. Het gaat dan om contactgegevens, bestellingen, facturen enz.
- Gebruik van de gegevens door de aankoopafdeling - Deze werknemers beheren alle gegevens over de leveranciers, de aankoop van producten en de voorraden.
- Gebruik van de gegevens door het management - Door de gegevens te analyseren, kunnen managers betere beslissingen voor de groei van het bedrijf nemen.
Reacties