De UBO-structuur begrijpen

UBO-structuur: Eigendom en controlein kaart brengen

In een onderling verbonden wereldeconomie zijn eigendomsstructuren van bedrijven steeds complexer geworden. Volgens het VN Bureau voor Drugs en Misdaad wordt elk jaar tussen de 2 en 5 procent van het wereldwijde BBP witgewassen, wat neerkomt op $ 800 miljard tot $ 2 biljoen aan illegaal geld dat via verborgen netwerken stroomt. De Wereldbank heeft gerapporteerd dat bij bijna 70 procent van de grote corruptiezaken in de afgelopen twintig jaar gebruik werd gemaakt van anonieme lege vennootschappen om eigendom te verhullen. Centraal in deze uitdaging staat het concept van de UBO-databases, een web van bedrijven, trusts en contractuele regelingen die uiteindelijk verbonden zijn met een uiteindelijke begunstigde eigenaar.

Identificeren wie de UBO is biedt een startpunt, maar inzicht in de structuur is wat oppervlakkige naleving scheidt van echt inzicht. Een UBO-structuur laat niet alleen zien wie de begunstigden zijn, maar ook hoe ze verbonden zijn, welke entiteiten ze observeren en welke mechanismen ze gebruiken om de controle te behouden. Zonder deze duidelijkheid lopen bedrijven het risico om klanten met een hoog risico aan te trekken, de anti-witwasrichtlijnen (AML) niet na te leven of reputatieschade op te lopen wanneer verborgen eigendomsbanden aan het licht komen.

In dit artikel wordt ingegaan op de bouwstenen van UBO-structuren, de manieren waarop controle wordt uitgeoefend die verder gaan dan alleen aandelenbezit en de methoden die organisaties kunnen gebruiken om deze netwerken in kaart te brengen en te valideren. Aan het eind zult u begrijpen waarom de structuur net zo belangrijk is als het eigenaarschap zelf en hoe organisaties processen kunnen ontwikkelen die verder gaan dan het aanvinken van vakjes.

Lagen van eigendom

In de basis is een UBO structuur een verzameling lagen. Elke laag vertegenwoordigt een juridische entiteit die tussen de uiteindelijke eigenaar en de werkmaatschappij staat. Deze lagen zijn niet per definitie illegaal. Multinationals gebruiken holdings vaak voor belastingefficiëntie, aansprakelijkheidsbeheer of regelgevende doeleinden. Ze worden echter ook vaak gebruikt om te verhullen wie de werkelijke controle heeft over een organisatie.

Gebruikelijke techniekenvoor lagen

Deze gelaagde methoden maken het moeilijk om vast te stellen waar wettelijk eigendom eindigt en echt economisch eigendom begint. Verticale ketens kunnen bijvoorbeeld vijf of meer tussenpersonen in verschillende registers omvatten, die elk handmatig of geautomatiseerd onderzoek vereisen. Cirkelstructuren, hoewel minder gebruikelijk, kunnen een illusie van gedeelde controle creëren en onderzoekers verwarren die het uiteindelijke eigendom proberen te achterhalen.

Om deze complexiteit te beheersen, moeten organisaties het traceren van eigendom behandelen als een proces van eliminatie. Door systematisch elke laag af te pellen - identificeren wie de eigenaar is van de aandeelhouder en vervolgens wie de eigenaar is van die aandeelhouder - kunnen compliance teams van wat zichtbaar is op papier naar de persoon gaan die uiteindelijk de controle uitoefent.

Controlemechanismen buiten eigendom

Eigendom is slechts één dimensie van invloed in een UBO-structuur. Hoewel veel jurisdicties drempels zoals 25% aandelenbezit gebruiken om een UBO te definiëren, gaat echte controle vaak verder dan percentages. Wettelijke rechten, bestuursbevoegdheden en financiële invloed kunnen iemand tot de feitelijke controleur maken, zelfs als zijn aandelenbelang klein is.

Voorbeelden zijn onder andere:

• Benoemingsrechten in de raad van bestuur: Een investeerder die bestuurders kan benoemen, heeft een buitenmaatse invloed, zelfs met een minderheidsbelang.

• Vetorechten: Bepaalde aandeelhouders kunnen contractuele bevoegdheden hebben om beslissingen zoals fusies, overnames of financiering te blokkeren.

• Gouden aandelen: Een enkel aandeel met onevenredig veel stemrecht, vaak gecreëerd door overheden of strategische investeerders.

• Schuldhefboom: Kredietverstrekkers kunnen convenanten opleggen die hen in feite controle geven over de activiteiten als de voorwaarden worden geschonden.

Voor compliance teams betekent dit dat UBO-structuren niet geëvalueerd kunnen worden op basis van eigendom alleen. Denk aan een scenario waarin een investeerder slechts 15% van het aandelenkapitaal van een bedrijf bezit, maar een aandeelhoudersovereenkomst heeft die hem het recht geeft om drie van de vijf bestuursleden te benoemen. Hoewel ze technisch gezien een minderheidsaandeelhouder zijn, kwalificeert hun invloed hen als een UBO volgens de meeste regelgevende definities van "controle".

Het in kaart brengen van controlemechanismen naast eigen vermogen is essentieel om blinde vlekken te vermijden. Zonder deze dimensie slagen risicobeoordelingen er niet in om de individuen vast te leggen die de werkelijke beslissingen van het bedrijf sturen.

Trusts, nominees en fiduciaire regelingen

UBO-structuren maken vaak gebruik van juridische instrumenten die het juridisch eigendom scheiden van het economisch belang. Trusts en nomineeovereenkomsten behoren tot de meest gebruikte instrumenten om te verdoezelen wie uiteindelijk van een entiteit profiteert.

• Trusts: Een trust scheidt de oprichter (de persoon die het opricht) van de trustee (die het beheert) en de begunstigden (die er uiteindelijk van profiteren). Hoewel een trustee kan overkomen als de aandeelhouder, richten regelgevende instanties zich steeds meer op het identificeren van de begunstigden als de echte UBO's.

• Genomineerde aandeelhouders: In sommige rechtsgebieden staat de wet toe dat een individu als plaatsvervanger voor de echte investeerder verschijnt in registerdossiers. Dit kan legitiem gebruikt worden (voor privacy of administratief gemak), maar is ook een bekende methode om controle te verbergen.

• Zaakwaarnemers: Deze regelingen staan een derde partij toe om rechten uit te oefenen - zoals stemaandelen - in naam van de echte eigenaar.

Elk van deze structuren compliceert de identificatie van UBO's. Een trust op de Kaaimaneilanden kan bijvoorbeeld aandelen bezitten in een Europese holding, die op haar beurt eigenaar is van een werkmaatschappij in de Verenigde Staten. Tenzij onderzoekers door de trustregeling heen kijken om de begunstigden te identificeren, blijft de UBO-structuur onvolledig.

Inzicht in deze regelingen is cruciaal omdat ze vaak duiden op een hoger risico. Regelgevers bekijken trusts en nominees met argwaan juist omdat ze misbruikt kunnen worden om illegale activiteiten te verbergen. Door ze correct in kaart te brengen, voldoet u niet alleen aan de regelgeving, maar beschermt u organisaties ook tegen het onbewust in zee gaan met tegenpartijen met een hoog risico.

Jurisdictionele complexiteit

UBO-structuren zijn niet uniform over de grenzen heen. Elk rechtsgebied heeft zijn eigen definitie van economisch eigendom, openbaarmakingsvereisten en handhavingspraktijken. Multinationale organisaties moeten door deze complexiteit navigeren om een volledig eigendomsbeeld te creëren.

• Europese Unie: De Anti-witwasrichtlijnen (AMLD's) van de EU vereisen dat lidstaten registers bijhouden van uiteindelijke begunstigden. De drempel is meestal 25% eigendom of zeggenschap. De toegankelijkheid varieert echter: sommige registers zijn openbaar, terwijl voor andere specifieke toestemming is vereist.

• Verenigd Koninkrijk: Het Britse Persons with Significant Control (PSC)-register identificeert personen die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of invloed van betekenis hebben.

• Verenigde Staten: De Corporate Transparency Act (CTA), die in 2024 van kracht wordt, vereist de melding van UBO's aan FinCEN. Sancties op niet-naleving zijn boetes en zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid.

• Geheimhoudingsjurisdicties: Sommige offshore gebieden staan aandeelhouders op naam toe en vereisen geen openbaarmaking van het economisch eigendom. Deze worden vaak gebruikt om de controle te verhullen en vormen een verhoogd risico.

Het probleem voor organisaties is inconsistentie. Een bedrijf dat geregistreerd is in Duitsland kan UBO-informatie openbaar maken bij 25%, terwijl een gelieerde entiteit in Singapore een drempel van 10% kan gebruiken. Een ander bedrijf op de Kaaimaneilanden maakt misschien helemaal niets openbaar.

Het in kaart brengen van een UBO structuur vereist daarom het harmoniseren van informatie uit meerdere bronnen en het toepassen van een consistente standaard voor analyse. Zonder deze inspanning lopen organisaties het risico te vertrouwen op onvolledige of tegenstrijdige gegevens.

Methoden om UBO structurenin kaart te brengen en te valideren

Het effectief in kaart brengen van UBO structuren vereist zowel processen als technologie. Handmatige controle van bedrijfsdocumenten is niet voldoende; organisaties moeten meerdere methoden combineren om eigendom te achterhalen.

Stapsgewijze aanpak

1. Zoeken in registers: Begin met bedrijfsregisters in elke jurisdictie. Deze bieden de wettelijke aandeelhouders en de eerste gegevenspunten.
2. Grensoverschrijdende matching: Koppel entiteiten in verschillende landen met behulp van identifiers zoals registratienummers, adressen of directeuren.
3. Grafiekanalyse: Gebruik visualisatietools om relaties in kaart te brengen, lussen te identificeren en verborgen verbanden op te sporen.
4. Databases met eigendomsrechten: Lokale records aanvullen met wereldwijde datasets die registergegevens consolideren.
5. Validatie en screening: Zodra UBO's zijn geïdentificeerd, screen ze dan op sancties, lijsten van politiek prominente personen (PEP) en negatieve media.

Een essentieel onderdeel van dit proces is het bijhouden van lineage metadata - records die de bron van elk eigendomskenmerk laten zien. Toezichthouders eisen steeds vaker dat organisaties niet alleen UBO's identificeren, maar ook bewijzen hoe ze tot deze conclusies zijn gekomen.

Tijdens een audit kan een bank bijvoorbeeld gevraagd worden om aan te tonen hoe ze hebben vastgesteld dat persoon Y de UBO van een klant is. Als de bank kan aantonen dat deze conclusie werd afgeleid uit registerdocumenten, grensoverschrijdende matching en geverifieerde databases, zullen toezichthouders het resultaat eerder aanvaarden.

Waarom het in kaart brengen van structuur waardetoevoegt

Het identificeren van de UBO is noodzakelijk voor naleving, maar het in kaart brengen van de volledige structuur biedt strategische voordelen die verder gaan dan wettelijke verplichtingen.

• Gereedheid voor audits: Regelgevers zijn minder geïnteresseerd in het antwoord alleen dan in het proces erachter. Een gedocumenteerde structuurkaart toont het onderzoekspad.

• Risicoscores: Structuren onthullen verborgen kwetsbaarheden, zoals een enkele UBO achter meerdere leveranciers, die fraude of belangenverstrengeling in de hand kunnen werken.

• Fraude opsporen: Het in kaart brengen van gevallen waarin gelaagde entiteiten met gemeenschappelijke UBO's worden gebruikt om tegen elkaar op te bieden in inkoopprocessen.

• Operationele efficiëntie: Het geautomatiseerd in kaart brengen van structuren vermindert valse positieven en versnelt onboarding door duidelijke eigendomsketens te presenteren.

Organisaties die investeren in het in kaart brengen van structuren bouwen ook veerkracht op. Door inzicht te krijgen in controlepatronen kunnen ze anticiperen op risico's, opkomende rode vlaggen identificeren en een cultuur van transparantie opbouwen. In een zakelijke omgeving waar toezichthouders, partners en klanten meer verantwoording eisen, is het in kaart brengen van UBO-structuren net zo goed een strategische differentiator als een nalevingsverplichting.

Praktisch voorbeeld: Het traceren van een meerlagige UBO structuur

Beschouw het volgende scenario:

• Bedrijf A (Frankrijk) is eigendom van bedrijf B (Luxemburg).

• Bedrijf B is volledig eigendom van bedrijf C (Kaaimaneilanden).

• Bedrijf C wordt gehouden in trust voor persoon D (Zwitserland).

Op het eerste gezicht zou uit de registers in Frankrijk blijken dat bedrijf B de aandeelhouder is. Een oppervlakkig onderzoek zou het hierbij kunnen laten en bedrijf B als de eigenaar identificeren. Een diepere analyse onthult echter dat bedrijf B zelf eigendom is van een entiteit op de Kaaimaneilanden - en uit de Kaaimaneilanden blijkt dat deze entiteit een trust is. Door de trustakte te bekijken, ontdekken onderzoekers dat persoon D de uiteindelijke begunstigde is.

Dit voorbeeld illustreert waarom UBO structuren persistentie vereisen. Elke laag voegt ondoorzichtigheid toe, maar alleen door ze allemaal te doorlopen kunnen compliance teams de echte UBO identificeren. Organisaties die niet verder gaan dan de eerste aandeelhouder, lopen het risico klanten aan te nemen met een niet-openbaar gemaakte blootstelling aan personen met een hoog risico.

Uitdagingen bij het in kaart brengen van UBO structuren

Zelfs met sterke processen blijven er uitdagingen.

• Grensoverschrijdende juridische verschillen: Drempels, definities en toegankelijkheid van registers lopen sterk uiteen.

• Veelvuldige herstructureringen: Fusies, aandelenoverdrachten en reorganisaties veranderen structuren snel.

• Ondoorzichtige rechtsgebieden: Offshore geheimhoudingswetten beperken de zichtbaarheid.

• Tegenstrijdige bronnen: Verschillende registers kunnen inconsistente of verouderde eigendomsgegevens verstrekken.

• Intensiteit van middelen: Handmatige controles zijn traag en duur zonder automatisering.

Om deze barrières te overwinnen, moeten organisaties een balans vinden tussen technologie en expertise. Geautomatiseerde tools versnellen het in kaart brengen, maar menselijke beoordeling is essentieel voor het interpreteren van dubbelzinnige afspraken, vooral als er trusts of vertrouwenspersonen bij betrokken zijn.

Conclusie

Een UBO-structuur is meer dan een enkele naam - het is de architectuur van eigendom en controle die bepaalt wie echt voordeel haalt uit een juridische entiteit. Om deze structuren te begrijpen, moet je lagen van bedrijven, trusts en fiduciaire regelingen afpellen en rekening houden met verschillen in jurisdictie en controlemechanismen buiten het eigen vermogen.

Organisaties die investeren in het in kaart brengen van structuren gaan verder dan compliance. Ze bouwen auditklare processen, brengen verborgen risico's aan het licht en creëren transparantie die het vertrouwen in hun zakelijke relaties versterkt.

Neem contact met ons op om te zien hoe UBO-gegevens uit registers en een auditklare lineage u kunnen helpen om zelfs de meest complexe UBO-structuren in kaart te brengen.